Chính sách bảo mật
CHÍNH SÁCH BẢO MẬT
1. Thông tin thuộc phạm vi bảo mật
Công ty thực hiện bảo mật các thông tin của khách hàng, nhà cung cấp và đối tác được tiếp nhận trong quá trình liên hệ, giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử, mã số doanh nghiệp, mã số thuế và thông tin người đại diện, người liên hệ;
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá, đơn giá, đơn đặt hàng, chính sách thương mại và nội dung trao đổi giữa các bên;
- Khối lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, kế hoạch mua bán và giao nhận hàng hóa;
- Thông tin tài khoản, hóa đơn, chứng từ, thanh toán và đối chiếu công nợ;
- Hồ sơ giao nhận, kiểm tra chất lượng, khiếu nại và xử lý giao dịch;
- Hồ sơ nhà cung cấp, vùng nguyên liệu, truy xuất nguồn gốc, PEFC, EUDR, ISO và các hệ thống chứng nhận có liên quan;
- Các tài liệu, dữ liệu kỹ thuật, tài chính, thương mại và thông tin khác chưa được công khai hợp pháp.
Thông tin được bảo mật không phụ thuộc vào hình thức thể hiện, bao gồm hồ sơ giấy, tài liệu điện tử, thư điện tử, phần mềm, hình ảnh, bản đồ, cơ sở dữ liệu và các hình thức lưu trữ khác.
2. Mục đích sử dụng thông tin
Thông tin chỉ được Công ty sử dụng trong phạm vi cần thiết để:
- Liên hệ, trao đổi và giải quyết công việc;
- Đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng;
- Thực hiện hoạt động mua bán, thu mua nguyên liệu, sản xuất, chế biến và kinh doanh sản phẩm;
- Tổ chức giao nhận hàng hóa, lập hóa đơn, thanh toán và đối chiếu công nợ;
- Kiểm soát chất lượng, giải quyết phản ánh, khiếu nại hoặc tranh chấp;
- Thực hiện truy xuất nguồn gốc nguyên liệu và sản phẩm;
- Phục vụ hoạt động kiểm toán, đánh giá, chứng nhận PEFC, EUDR, ISO và các hệ thống quản lý mà Công ty tham gia;
- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật và yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty và các bên có liên quan.
Công ty không sử dụng thông tin vào mục đích cá nhân hoặc mục đích không liên quan đến hoạt động giao dịch, hợp tác đã được xác định.
3. Cam kết bảo mật của Công ty
Công ty TNHH MTV Cao su Lộc Ninh cam kết:
- Quản lý, sử dụng thông tin đúng mục đích và trong phạm vi cần thiết;
- Chỉ cho phép tổ chức, cá nhân có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền phù hợp được tiếp cận thông tin;
- Không tự ý tiết lộ, cung cấp, sao chép, chuyển giao hoặc phát tán thông tin cho bên không có thẩm quyền;
- Áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm phòng ngừa việc mất mát, rò rỉ, sửa đổi, hủy hoại hoặc sử dụng thông tin trái phép;
- Yêu cầu người lao động, nhà thầu, đơn vị tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ và các bên được phép tiếp cận thông tin thực hiện trách nhiệm bảo mật;
- Tiếp nhận, xác minh và xử lý kịp thời khi phát hiện sự cố hoặc nguy cơ mất an toàn thông tin.
4. Trường hợp cung cấp thông tin
Công ty chỉ cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân khác trong các trường hợp sau:
- Có sự đồng ý hoặc chấp thuận hợp lệ của bên có liên quan;
- Việc cung cấp là cần thiết để thực hiện hợp đồng, giao dịch, thanh toán, giao nhận hoặc dịch vụ đã thỏa thuận;
- Phục vụ hoạt động kiểm toán, kiểm tra, truy xuất nguồn gốc, đánh giá hoặc chứng nhận trong phạm vi cần thiết;
- Theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác được pháp luật cho phép.
Khi cung cấp thông tin, Công ty thực hiện kiểm tra mục đích, đối tượng tiếp nhận và chỉ cung cấp các nội dung cần thiết. Tổ chức, cá nhân tiếp nhận thông tin có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích và thực hiện nghĩa vụ bảo mật theo quy định.
5. Lưu trữ và bảo quản thông tin
Thông tin khách hàng, nhà cung cấp và đối tác được lưu trữ cùng với hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ giao dịch, chứng từ thanh toán, hồ sơ giao nhận và các tài liệu có liên quan.
Thời hạn lưu trữ được xác định phù hợp với từng loại hợp đồng, hồ sơ, chứng từ và căn cứ vào:
- Thời hạn thực hiện hợp đồng và hoàn thành các quyền, nghĩa vụ phát sinh;
- Quy định của pháp luật về kế toán, thuế, lưu trữ và pháp luật chuyên ngành;
- Yêu cầu về thanh toán, quyết toán, kiểm toán, bảo hành, kiểm soát chất lượng và truy xuất nguồn gốc;
- Yêu cầu của các hệ thống PEFC, EUDR, ISO và các tiêu chuẩn, chứng nhận mà Công ty tham gia;
- Thời gian cần thiết để giải quyết phản ánh, khiếu nại, tranh chấp hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
- Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu của Công ty.
Việc hợp đồng hết hiệu lực, được thanh lý hoặc hoàn thành không đương nhiên làm chấm dứt việc lưu trữ thông tin nếu Công ty còn nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ theo quy định pháp luật, thỏa thuận hoặc yêu cầu quản lý có liên quan.
Khi hết thời hạn lưu trữ và không còn căn cứ cần thiết để tiếp tục lưu giữ, thông tin được xem xét xóa, tiêu hủy, khử nhận dạng hoặc hạn chế truy cập bằng phương thức phù hợp.
6. Công khai và hiệu lực áp dụng
Chính sách bảo mật thông tin khách hàng được đăng tải công khai tại mục “Chính sách bảo mật” tại trang thông tin điện tử của Công ty.
Đường dẫn truy cập:
[https://www.locninhrubber.vn/chinh-sach-bao-mat/]
Thông báo này đồng thời là văn bản công bố Chính sách bảo mật thông tin khách hàng, nhà cung cấp và đối tác của Công ty TNHH MTV Cao su Lộc Ninh; có hiệu lực kể từ ngày ký.
